Recomendaciones para llevar la contabilidad electrónica

A lo largo de los últimos años el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha implementado diversas herramientas para que los contribuyentes puedan realizar más fácilmente sus declaraciones de impuestos, entre estas herramientas se encuentra la llamada “Contabilidad electrónica”, que es la contabilidad de los archivos electrónicos del contribuyente, la cual también sirve para que la autoridad pueda detectar oportunamente algún error o falta de requisito en los datos y puedan realizar las revisiones o auditorias correspondientes para evitar cualquier tipo de fraude.

Por esa razón es muy importante conocer las características principales de los procedimientos de control que tiene el SAT en la contabilidad electrónica, entre ellos están:

• Conciliación de comprobantes digitales: periódicamente el contribuyente debe conciliar los comprobantes fiscales digitales que emitió o recibió, con los que hay registrados en el portal del SAT y cuidar su validación y vigencia.
• Abonos: todos los abonos en los estados de cuenta bancarios deben ir acompañados de sus respectivos CFDI Versión 3.3 y ya sea que sean emitidos o cobrados deben ser siempre informados en la contabilidad electrónica. No se debe olvidar identificar y documentar los traspasos entre cuentas, así como las operaciones de préstamos y aquellas acciones que no sean ingresos.
• Cargos bancarios: un control más es respecto a todos los cargos en los estados de cuenta bancarios, ya sean de parte de proveedores, prestadores de servicio o por el pago de nóminas deben de ir acompañados del respectivo CFDI, así como con las percepciones mensuales de nóminas con los registros contables.
• Validación de XML: para evitar que el SAT emita algún requerimiento por errores o inconsistencias se deben validar los archivos XML antes del envío de la contabilidad electrónica al SAT.
• Revisiones mensuales: se debe asegurar que mes con mes se realicen las conciliaciones de operaciones con todas las partes relacionadas, así como verificar el registro contable tanto antes como después de enviarse a la autoridad y si llegara a presentarse algún ajuste se deberá presentar los archivos correspondientes del mismo.
• Detección de contribuyentes: se recomienda utilizar el sistema automático de alertas del SAT en el cual se comunican las operaciones con contribuyentes incumplidos o que pueden ser fraudulentos.

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