¿Cómo llevar una contabilidad?

En México, aunque casi la totalidad de compañías registradas pertenecen a la micro, pequeña y mediana empresa (99.8% de los comercios en el país son micropymes), no existe una educación contable sólida que permita a los emprendedores lograr la permanencia de sus negocios por mucho tiempo, lo que orilla a la tercera parte de ellos a cerrar sus puertas sin haber alcanzado siquiera el primer año de duración.

Ante un panorama así, cabe plantearse la necesidad de adquirir conocimientos, herramientas y asesoría en materia de contabilidad, pues esta tarea es realizada en la mayoría de los casos por los mismos propietarios sin tener una instrucción suficiente para ello y haciendo las cosas casi por pura intuición, lo que se refleja en fracasos financieros que hubiesen podido evitarse.

Pensando en ello, y con el fin de que tengas un panorama general de lo que debes hacer para que tu negocio salga avante y vaya en orden con sus finanzas y compromisos fiscales, te damos cinco tips para que tu contabilidad marche sobre ruedas.

1.      Reúne toda tu documentación contable

Es indispensable que concentres todos los documentos concernientes a ingresos, egresos y demás actividades contables de tu empresa, pues con un control adecuado de tu información podrás justificar la autenticidad de los números reflejados en tu registro.

Para ello, es recomendable ordenar cronológicamente tus ingresos y gastos registrando cualquier operación financiera de la compañía por fecha. Esto puedes administrarlo por periodos mensuales, trimestrales, cuatrimestrales, etcétera.

2.      Lleva en orden tus obligaciones fiscales

Además de la declaración anual, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) solicita cada trimestre un reporte de operaciones similar, por lo que es imprescindible llevar cuentas claras de los distintos gravámenes (IVA, IRPF, ISR, etcétera), además de tener en orden los libros de contabilidad y cuentas del Registro Mercantil, las operaciones de nómina, cancelaciones de facturas, emisión de complementos de CFDI, entre otras actividades por el estilo.

3.      Mantén un buen control de los libros contables

Este punto se relaciona con el anterior al ser una obligación llevar un buen manejo de los libros contables según se estipula en el artículo 33 del Código de Comercio (CC) y el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF).

En este sentido, los libros contables que deben llevar todos los negocios son:

• Libro diario: su función es la de registrar todas las operaciones diarias en orden cronológico y con una breve descripción de cada una de ellas para poder identificarlas. Para esto, es indispensable que todos los cargos registrados se correspondan con abonos equivalentes. Los datos que se incluyen son, por lo general: información de la entidad comercial; nombre y número de cada cuenta; fecha de operación; folio de póliza de registro; descripción de operación; montos de cargos y abonos; suma total y recíproca del deber y haber.
• Libro mayor: se trata de un concentrado de todas las operaciones del libro anterior para expresar resultados globales de un periodo establecido (mes, bimestre, trimestre, etcétera). Con estas cifras se puede tener una vista rápida de las transacciones realizadas e ir al detalle de ellas según corresponda en el libro diario, por lo que los datos que contiene son básicamente los mismos, aunque expresando totales por lapso establecido que deben contener los saldos iniciales de cada cuenta al inicio y al fin del ejercicio.
• Libro de inventarios: refiere al registro del resultado del levantamiento del inventario físico, de materias primas, producción en proceso y manufactura terminada y semiterminada al fin del ejercicio fiscal de cada año, es decir, al 31 de diciembre. Para ello, se deben manifestar el número y tipo de productos, costos unitarios y totales, además de dar cuenta de bienes muebles e inmuebles con sus respectivos detalles.
• Libro de balances: incluye los estados financieros de la entidad mercantil por cada uno de los ejercicios, manifestando las cifras al final de estos y por periodo.

4.      Verifica actas, cuentas y saldos

Es preciso evitar errores en cobros, pagos y demás documentación que ampare las operaciones contables para evitar omisiones, duplicados y cualquier otra anomalía.

Si tienes dudas, siempre puedes volver al concentrado documental sugerido en el punto número uno, por lo que es indispensable que mantengas en orden tus operaciones para que puedas identificar y corregir errores fácilmente.

5.      Mantén tu contabilidad actualizada y emplea herramientas tecnológicas

Tener todos los registros contables al día no sólo brinda tranquilidad, sino que también significa un importante ahorro de tiempo y mayor capacidad de toma de decisiones al conocer perfectamente el estado financiero de la organización.

Una ayuda valiosa para este propósito son las herramientas de contabilidad en línea que pueden aminorar enormemente la carga de trabajo derivada de estas tareas, además de que suelen ofrecerse en paquetes de folios fiscales conforme a las necesidades de cada empresa.

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