Calcular una nómina es una de las labores administrativas en las que muchos emprendedores tienen problemas debido a que se trata, por decirlo de algún modo, de la representación del acuerdo salarial con los trabajadores, por lo que es imprescindible contar con una documentación que justifique las operaciones hechas para llegar al monto total que recibe el personal, incluyendo bonos, prestaciones, seguridad social, impuestos y demás consideraciones de ley.
Es por esta razón que es imprescindible tener los medios de gestión de nómina adecuados para evitar errores y descontentos de los trabajadores, además de posibles problemas con las autoridades por quebrantar derechos laborales. Para ello, necesitarás de personal capacitado y de herramientas tecnológicas para hacer un buen registro.
Quizá te interese leer: ¿CÓMO HACER UN RECIBO DE NÓMINA EN 2020?
Debido a que sabemos que muchos nuevos emprendedores realizan estas tareas por cuenta propia, aquí te compartimos siete puntos clave que debes considerar para saber cómo se hace una nómina de forma correcta.
Pasos para hacer una nomina:
- Define el medio por el cual harás el cálculo de la nómina
Aunque lo ideal es contar con un área de recursos humanos dentro de tu empresa para que se haga cargo de todo lo que tiene que ver con los pagos y contrataciones de trabajadores, lo cierto es que la administración de esto recae casi siempre en los propietarios de los negocios, pues por lo general no se cuenta con la holgura de capital para abrir un departamento exclusivo para estas labores.
Partiendo de este supuesto, puedes elegir entre llevar tu nómina a través de una hoja de cálculo o comprar un software especializado para ello. De entre estas dos opciones, la mejor es la segunda, pues los programas enfocados en estas funciones administrativa facilitan el trabajo, reducen el número de errores y pueden vincularse con otras herramientas para generar recibos de nómina en línea con el sello digital del SAT.
- Registra las actividades, eventos y particularidades que incidan en los pagos
El cumplimiento de logros, horas extras laboradas, permisos sin goce de sueldo y otras eventualidades deben ser consideradas en tus registros para que puedas aplicar los incentivos o recortes de salario correspondientes y justificarlos.
En este punto, es preciso hacer énfasis en la inclusión de las percepciones no salariales dentro de la nómina, las cuales refieren a retribuciones que se hacen a los empleados sin que formen parte íntegra de su sueldo, como las indemnizaciones por gastos realizados en cumplimiento de su trabajo, prestaciones por accidente e incapacidades por enfermedad, costes por transporte, pagos por despido, etcétera. Sólo recuerda que estas remuneraciones, por regla general, no cotizan a la seguridad social.
Algo que también debes considerar aquí es el complemento salarial, que no es otra cosa sino sumas adicionales que se otorgan a los empleados según cláusulas estipuladas en el contrato individual o colectivo, políticas de la empresa o por mandato legal. Las remuneraciones adicionales más habituales en este sentido son la antigüedad, el trabajo nocturno o en días feriados oficiales, el conocimiento de idiomas extranjeros útiles para la labor desempeñada, el riesgo que se corre en servicio, el reconocimiento al buen desempeño y puntualidad, entre otras.
- Haz una documentación clara e incluye todos los datos correspondientes
Para realizar la nómina de cada empleado deberás incluir los datos pertinentes, tales como el nombre del trabajador, su clave única de registro de población (CURP), su número de seguridad social, su puesto y antigüedad en la compañía.
Por parte de la empresa, es necesario expresar la razón social, el domicilio fiscal, y la serie y número de NIF (Normas de Información Financiera).
- Desglosa devengos y deducciones
Es fundamental que incluyas la información detallada de todos los ingresos que perciben los trabajadores, comprendiendo su salario base o fijo –según sea el caso—, comisiones, prestaciones sociales y laborales, horas extras, bonos, etcétera.
De la misma manera, desglosa las retenciones y apoyos que harás de su salario bruto, es decir, los gravámenes por concepto de pago del impuesto sobre la renta (ISR), subsidio para el empleo causado, pensión alimenticia, entre otros.
- Establece periodicidades y tipos de percepción
Debe quedar sentado el tipo de periodicidad en la que se hace el pago (por día, semana, catorcena, quincena, mes o por contrato) y si se trata de una percepción ordinaria o extraordinaria.
Éstas últimas refieren a pagos que, si bien son obligatorios según la Ley Federal del Trabajo o están acordados en el convenio colectivo, no se hacen de manera usual o responden a épocas y periodos específicos, como sucede con los aguinaldos, los repartos de utilidades, las primas vacacionales y otras percepciones por el estilo.
- Entrega recibos de nómina
Además de ser una obligación, entregar el recibo correspondiente a tus empleados incrementará la confianza de tu personal hacia la institución en la que labora y mejorará la relación de trabajo gracias a que existe transparencia en cuanto a los pagos.
Para su emisión existen diversos softwares en línea que te permiten generarlos de forma rápida y sencilla con el sello digital fiscal.
- Emite tu complemento de nómina
Desde abril de 2017 es obligación de todos los contribuyentes que efectúen pagos a sus trabajadores generar el complemento de nómina, que no es sino la expedición de un CFDI por las remuneraciones que se cubren por concepto de salarios.
Para su emisión puedes recurrir a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) o hacer este proceso directamente en la plataforma del SAT, aunque puede representar algunas complicaciones.
Ahora que ya sabes cómo hacer una nomina y haz visto que requiere del cumplimiento a cabalidad de varios aspectos que no sólo son forzosos conforme a lo que marca la ley, sino que además contribuyen al buen ambiente laboral, ya estás listo para poner manos a la obra y llevar una excelente administración de tu capital humano.
No obstante, si aún tienes dudas y requieres de asesoría especializada, en Facturador.com ponemos a tu disposición nuestros servicios de nómina electrónica para que no te veas en la necesidad de lidiar con esta actividad y tengas la certeza de contar con un grupo de expertos que se encargará de ello. Comunícate con nosotros y descubre todos los servicios de contabilidad en línea que tenemos para tu negocio.
Tendencia
