¿Cómo afecta la cancelación del Certificado de Sello Digital a la emisión de facturas electrónicas?

Todo contribuyente que tenga la obligación de emitir facturas electrónicas debe contar con los certificados de sellos digitales (CSD), emitidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), sin importar si son personas físicas o morales.

Si no cuentas con los sellos, o la autoridad te los cancela, no podrás facturar y, por ende, tu actividad económica se verá afectada.

Hoy en el blog de Facturador.com te contaremos todo lo que debes saber sobre la cancelación del certificado de sello digital, así como la importancia de dicho certificado para el cumplimiento de tus obligaciones fiscales.

¿Qué es el Certificado de Sello Digital y para qué sirve?

El Certificado de Sello Digital (CSD) es un documento electrónico que emite el SAT para validar la identidad de un contribuyente y de los comprobantes fiscales, CDFI o facturas emitidas por estos.

Los sellos digitales se utilizan para firmar o sellar la cadena original de las facturas que el contribuyente emita. Por ello, cada sello es único y no se puede alterar ni modificar. Gracias a este mecanismo, los CFDI que contienen un sello digital son válidos, auténticos y han sido emitidos correctamente desde el portal del SAT o una plataforma autorizada por la autoridad, como Facturador.com.

El CSD se puede tramitar en línea a través de la aplicación Certifica SAT. Su vigencia es de cuatro años a partir de su primera emisión, y puede renovarse fácilmente a través de la misma aplicación.

Los contribuyentes que tienen varias sucursales pueden optar por usar solo un sello digital o tramitar uno para cada establecimiento o local donde se emitan facturas electrónicas.

Cancelación de sellos digitales SAT: razones e implicaciones

La cancelación del certificado de sello digital es una medida por parte del SAT que consiste en la inhabilitación o desactivación de los sellos para impedir que el contribuyente emita facturas electrónicas.

Razones por las que el SAT puede cancelar los sellos digitales

Las causas más comunes por las que el SAT cancela los sellos digitales son:

Contribuyentes no localizables

Cuando el SAT no puede localizar al contribuyente en su domicilio fiscal, que haya cambiado de domicilio sin presentar aviso o que se encuentre desaparecido, puede optar por la cancelación del sello digital.

Asimismo, los contribuyentes que hayan proporcionado los datos incorrectos de su domicilio fiscal y que impida su localización, pueden perder sus sellos digitales.

Incumplimiento de las declaraciones

La omisión de las declaraciones anuales o de dos o más declaraciones provisionales o informativas (consecutivas o no) puede derivar en la cancelación de los sellos digitales como resultado del incumplimiento en las declaraciones y el pago de impuestos.

Delitos fiscales y financieros

Los contribuyentes implicados en presuntos delitos como defraudación fiscal, contrabando, encubrimiento de actividades ilícitas o por emitir comprobantes por operaciones inexistentes o simuladas (EFOS) podrían perder su capacidad para certificar sus comprobantes.

Contribuyentes en la lista negra del SAT

Los contribuyentes que entran a la lista negra del SAT por razones como registro de empresas fantasmas, EFOS y EDOS (empresas que deducen operaciones simuladas) pueden perder su sello digital como medida preventiva para evitar que una entidad ilícita se beneficie con contratos o ventas para contribuyentes que sí cumplen con sus obligaciones fiscales.

Declaraciones fraudulentas

En caso de que el SAT detecte que los ingresos declarados por el contribuyente y el pago de impuestos no corresponden a las facturas, expedientes, documentos o bases de datos que se hayan proporcionado a la autoridad.

Incumplimiento con las instituciones de seguridad social

Las empresas que no cumplen sus obligaciones ante instituciones de seguridad social, como el IMSS o el Infonavit pueden ser sancionadas con la cancelación de sus sellos digitales, ya que comparten información con el SAT y, en esos casos, la cancelación es una medida para mantener la coherencia en la colaboración y el cumplimiento integral de las obligaciones.

Uso indebido de los CFDI

Si el SAT detecta que el contribuyente emite facturas falsas, por operaciones inexistentes, o las utiliza con fines distintos a los fiscales, puede cancelar los sellos digitales.

Multas fiscales pendientes

Los contribuyentes con créditos fiscales vigentes pueden ser sancionados con la cancelación de los sellos hasta que se pongan al corriente con sus obligaciones.

Transmisión indebida de pérdidas fiscales

Cuando el SAT detecte que los contribuyentes no transmitieron debidamente las pérdidas fiscales.

Implicaciones de la cancelación del certificado de sello digital

La cancelación del certificado de sello digital tiene serias implicaciones, la principal es la imposibilidad de emitir facturas electrónicas y no podrán deducir impuestos, lo que podría paralizar sus ventas, ya que los clientes pueden negarse a realizar compras con una empresa que no les puede emitir facturas.

Asimismo, las empresas pueden perder contratos con otras organizaciones que buscan tener proveedores que cumplen con sus obligaciones fiscales y mantienen una opinión positiva por parte de la autoridad fiscal.

Por si esto fuera poco, los contribuyentes a quienes se les cancelan los sellos digitales pueden ser objetos de auditorías exhaustivas, sanciones económicas, posibles recortes de personal y el cierre de la empresa por no poder realizar operaciones económicas.

¿Cómo solucionar la cancelación de los sellos digitales?

El SAT emite una notificación oficial a través del Buzón Tributario donde indica la restricción temporal del CSD, así como las razones de la cancelación. Una vez recibida la notificación, el contribuyente debe seguir este procedimiento:

• Presentar la solicitud de aclaración en un periodo máximo 10 días hábiles después de recibida la notificación. En caso de que el contribuyente esté pasando por una situación que le impida arreglar su situación fiscal, podrá solicitar una prórroga.
• Dicha aclaración se puede presentar en la plataforma del SAT para que el contribuyente proporcione la información para refutar la irregularidad detectada y, de preferencia, se deben adjuntar pruebas documentales.
• El SAT revisará la aclaración y restablecerá el sello digital en un plazo de máximo de 10 días para que el contribuyente pueda volver a emitir facturas electrónicas.
• Finalmente, sigue un procedimiento de evaluación que puede durar entre 10 y 35 días hábiles, en los que el SAT revisará la situación fiscal del contribuyente, quien podrá continuar con sus operaciones comerciales hasta nuevo aviso.

Recomendaciones para evitar la cancelación del sello digital

Evitar la cancelación del CSD es sencillo, siempre y cuando cumplas con tus obligaciones fiscales. Para ello, te recomendamos:

• Lleva una contabilidad ordenada, con el registro de todas las operaciones de tu negocio.
• Presenta tus declaraciones a tiempo y paga los impuestos correspondientes.
• Emite las facturas electrónicas correspondientes a cada actividad comercial.
• Mantén actualizados tus datos en el SAT y avisa en caso de cambiar de domicilio fiscal.
• Evita actividades dudosas o potencialmente ilegales, aunque te ofrezcan beneficios atractivos.
• Contrata un buen software de facturación y contabilidad para generar tus facturas y gestionar tu información contable correctamente.

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