Formato de facturación en Word, Excel, PDF o XML. ¿Qué formatos se deben usar?
Lupita García
Publicado en noviembre 1, 2024
La prohibición de formatos como Word y Excel para emitir facturas es una decisión importante para garantizar la seguridad e integridad de los comprobantes. En México el PDF es la representación gráfica de la factura y el XML el formato oficial de la factura ante la autoridad SAT. Por ello, en México no es posible el uso de esos métodos tradicionales para facturar.
¿Qué formato se debe usar en México?
En México, los primeros pasos hacia la facturación se dieron a lo largo de la década del 2000 cuando el SAT instauró nuevos formatos de facturación: el Comprobante Fiscal Digital por Internet o CFDI como el documento oficial para la comprobación de operaciones con efectos fiscales. La emisión de facturas comenzó a realizarse a través de archivos XML y mediante el portal del SAT o de un proveedor autorizado de certificación (PAC), para agregar el timbrado fiscal en cada CFDI.
El XML o Extensible Markup Language es un metalenguaje de marcado que permite codificar documentos de forma estructurada y compartir los datos de las facturas entre diferentes sistemas.
El XML de una factura electrónica contiene información detallada como el cliente, el folio fiscal, la fecha de creación, los montos, entre otros datos. También incluye un apartado dedicado a los impuestos aplicados a la transacción, lo que es crucial para el cálculo correcto del total a pagar y para cumplir con las obligaciones fiscales.
El XML de una factura es el único formato válido para las autoridades fiscales. Además, es importante para la seguridad de la información tributaria, ya que contiene un Sello Digital, el cual es un código encriptado que se genera a partir de los datos de la factura y el certificado digital del emisor. Cualquier alteración en el sello, en los datos del XML, el archivo XML se inválida.
México, referente en facturación electrónica en el mundo
La facturación electrónica en México ha sido un hito en la transformación digital de los procesos administrativos y fiscales. Su implementación ha inspirado a otros países de Latinoamérica y el mundo, algunos factores que se destacan son:
- Impacto significativo en la economía
- Fiscalización y el combate a delitos fiscales.
- El marco legal sólido que respalda a la facturación electrónica
- Transparencia y control, simplificando el proceso de la autoridad de revisión de ingresos y egresos
- Los beneficios fiscales como la agilidad de deducir gastos, mejor organización y verificación de impuestos pagados
- La digitalización de procesos ante el SAT, como el pre-llenado de las declaraciones
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