Recibo de nómina, qué elementos contiene y su importancia

El recibo de nómina es el documento que los empleados reciben de sus empleadores como comprobante de que recibieron el pago de su salario. Para que tenga validez, debe cumplir con los mismos requisitos que el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), además de otros especialmente para comprobación de ingresos.

Hoy en el blog de Facturador.com te contaremos qué es un recibo de nómina, la información que contiene y porqué es tan importante, tanto para las empresas o empleadores, como para los empleados.

¿Qué es un recibo de nómina?

Un recibo de nómina es un documento digital o impreso, mediante el cual se comprueba la remuneración o pago de un empleado por parte del empleador por la prestación de servicios laborales.

Este documento es indispensable para que las empresas tengan una constancia oficial del cumplimiento de los pagos que efectúan a los empleados. Por su parte, el trabajador lo necesita para verificar que sus datos sean correctos, para tener un comprobante de ingresos y para la presentación de sus declaraciones informativas y anual, en caso de ser necesario.

Además del pago del salario de los empleados, los recibos de nómina tienen desglosado el monto de deducciones y retenciones de ley de cada trabajador durante el periodo que trabaje para la empresa o el empleador.

¿Para qué sirve un recibo de nómina?

El recibo de nómina es un medio de comprobación oficial, con los mismos efectos fiscales de una factura electrónica, por lo que respalda el cumplimiento del pago de nómina ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Con este recibo, las empresas amparan sus gastos y pueden deducir el salario de sus empleados, además de efectuar sus obligaciones patronales, como las cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).

En el caso de los asimilados a salarios, lo necesita para verificar que sus datos sean correctos, para tener un comprobante de ingresos y para la presentación de sus declaraciones informativas y anual, en caso de ser necesario. Para los empleados asalariados, contar con su recibo de nómina les ayuda a comprobar sus ingresos y que mantienen una relación laboral con una empresa. Con esto, pueden solicitar créditos o préstamos bancarios o hipotecarios, demostrar que tienen la solvencia suficiente para pagar una deuda.

En general, los otorgantes de crédito verifican los ingresos de sus clientes nuevos para conocer su capacidad de pago, por lo que su recibo de nómina es un respaldo.

Ejemplo de recibo de nómina

Como se puede ver en la imagen, los recibos de nómina contienen la información completa del empleado, el monto de sus ingresos y percepciones, pero no son los únicos datos. Esta solo es una representación visual del CFDI, y el archivo XML tiene más datos que más adelante te contaremos.

Recibos de nómina timbrados, ¿qué son?

El timbrado del recibo de nómina, al igual que el de un CFDI, consiste en un proceso de notificación al SAT sobre el pago efectuado al trabajador.

Cada vez que se efectúe un pago debe emitirse un CFDI de nómina: pagos quincenales o mensuales, pago de finiquito o liquidación. Este comprobante debe timbrarse para darle validez y obtener el sello digital que confirma que el comprobante está certificado.

Las empresas pueden recurrir a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), como Facturador.com, para validar los comprobantes de nómina y timbrarlos de forma rápida y simple. Al contar con una solución para la nómina, los encargados de los pagos pueden tener la certeza de que la información de los empleados es correcta, ya que ha sido precargada en el sistema.

En general, el timbrado debe realizarse conforme las fechas de pago de los trabajadores, aunque desde el 1 de marzo de 2021, estos recibos se deben generar de forma digital y emitirse quincenal o mensualmente.

En caso de que se haya cometido un error con el recibo de nómina, se puede realizar la corrección en un lapso de 8 a 10 días naturales.

Importancia de los recibos de nómina

A principios del año 2014, los recibos de nómina se volvieron obligatorios en México, junto con su respectivo timbrado. Con esto, los comprobantes de pago han incrementado la rapidez de la comprobación de pago de salarios, las deducciones, pago de impuestos y declaraciones ante el SAT.

Además, la emisión de recibos de nómina no es una elección para las empresas, sino parte de sus obligaciones ya que es el único medio de comprobación de pago oficial, que permite realizar deducciones y presentar la información en las declaraciones informativas y anual.

En caso de no emitir los recibos de nómina de forma adecuada, las empresas pueden ser sancionadas o multadas.

¿Cómo hacer un recibo de nómina? Lo que debe contener:

• Nombre o razón social y RFC del empleador
• Domicilio fiscal del empleador
• Nombre y RFC del empleado
• Puesto del empleado
• Clave Única de Registro de Población (CURP) del empleado
• Tipo de contrato de trabajo
• Antigüedad en la empresa
• Número de seguridad social
• Fecha, hora y lugar donde se realizó el pago
• Periodo al que pertenece el pago de nómina
• Jornada laboral
• Salario neto
• Detalle de deducciones y monto deducido por programas de caja de ahorro
• Aportación a la Administradora de Fondos para el Retiro (AFORE)
• Pago de pensión alimenticia, en caso correspondiente
• Cuota sindical en caso de empleados sindicalizados
• Cuota del Seguro Social
• Método de pago
• Sello digital de la empresa
• Tipo de pago: quincenal, semanal o mensual; ordinario, horas extra, aguinaldo, prima vacacional, pago de utilidades, comisiones, compensaciones, honorarios, capacitación inicial, liquidación o finiquito

Para que la empresa pueda emitir recibos de nómina a sus empleados debe contar con su e. firma, antes conocida como Firma Electrónica Avanzada o FIEL, así como el Certificado del Sello Digital (CSD), ambos vigentes para garantizar la seguridad en la transacción electrónica ya que validar la identidad del emisor que está emitiendo la factura y firmándola para dar certeza de que la información no puede ser alterada.

¿Dónde verificar mis recibos de nómina?

Consultar los recibos de nómina es sencillo. Solo es necesario ingresar al portal del SAT con la e.firma y contraseña, dar clic en el menú Trámites, Factura Electrónica, Consultar, cancelar y recuperar. En el apartado Consultar, se puede buscar los CFDI por número de folio o fecha de emisión.

Por su parte, las empresas que cuentan con un PAC para la emisión de CFDI de nómina pueden ingresar a la plataforma de su proveedor y encontrar la información de forma más rápida y fácil.

¿Qué pasa si no me dan mi recibo de nómina?

En mayo de 2019, el Artículo 101 de la Ley Federal del Trabajo fue reformado para establecer que los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet expedidos a través del portal del SAT reemplazarán a los recibos de nómina impresos.

Esto significa que no es obligatorio que los empleados reciban su CFDI de nómina y lo firmen, aunque sí pueden contar con una copia impresa que descarguen directamente del portal del SAT, o del PAC que el empleador utilice. Esto significa que la empresa o empleador tendrá que enviar el comprobante de pago de forma digital a sus empleados.

Sin embargo, si las empresas no envían recibos de nómina a sus empleados cada vez que hagan un pago salarial, ya sea a través de una copia digital por correo electrónico o por un recibo impreso como representación de CFDI, el empleador puede revisar en el portal del SAT para asegurarse de que están emitiendo sus comprobantes correspondientes.

Las empresas que no ingresan a sus empleados a la nómina, que no los incorporan al IMSS, o que no realizan sus aportaciones patronales, pueden ser sancionadas con multas que van desde MXN 1,600,000 hasta MXN 28,000,000 pesos. Y, por si fuera poco, el representante legal de la empresa podría ser privado de su libertad por evasión fiscal en caso de que el monto correspondiente exceda 13, 000 salarios mínimos vigentes.

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