Descargar XML de facturas, tips para hacerlo fácilmente

¿Quieres descargar el XML de una factura que recibiste? Ante la emisión de los comprobantes fiscales digitales como parte de la tecnología implementada en México para facturar, en la actualidad es necesario contar con la información de los comprobantes emitidos y recibidos en su formato XML, es el único válido ante la autoridad fiscal.

¿Qué necesito para consultar una factura en el SAT?

En general, existen dos formas de descargar las facturas electrónicas recibidas: una es a través del portal gratuito del Servicio de Administración Tributaria (SAT) y otra es mediante un sistema de facturación como el de Facturador.com.

Para consultar tus facturas en el SAT, necesitas los siguientes datos:

• Tu firma electrónica o e.firma otorgada por el SAT.
• La contraseña generada para ingresar al portal del SAT.
• El folio fiscal de la factura. Este folio es un código identificador único, que te ayudará a identificar más rápido el comprobante. Puedes encontrarlo en el PDF o representación impresa de la factura.

¿Cómo descargar facturas emitidas por el SAT?

A través del portal oficial del SAT podemos descargar CFDI para tener el control de todos los comprobantes emitidos y recibidos, así como consultar y recuperar facturas de semanas o meses atrás. Para descargar facturas debemos:

• Entrar al portal oficial del SAT y dar clic en la sección “Trámites”.
• Haremos clic en “Consultar, cancelar y recuperar” dentro de la sección Facturación Electrónica.
• Al ingresar, nos encontraremos con el formulario de acceso, donde debemos escribir nuestras credenciales de identificación, es decir el RFC y contraseña; también podemos ingresar con la Firma Electrónica o Fiel, para lo que debemos contar con Java instalado y configurado adecuadamente.
• Una vez dentro de la aplicación, encontramos 3 opciones: “Consultar Facturas Emitidas”, “Consultar Facturas Recibidas” y “Recuperar descargas de CFDI”. Al ingresar a la opción “Consultar Facturas Emitidas”, encontraremos todos los comprobantes que hemos emitido a nuestros clientes y proveedores, como de recibos de nómina, honorarios, de arrendamiento o notas de crédito. En la opción “Consultar Facturas Recibidas”, se encuentran los comprobantes expedidos a nuestro favor, y en la opción “Recuperar descargas de CFDI” encontraremos las solicitudes de descarga masiva de nuestros comprobantes.
• Dependiendo del tipo de comprobante que necesitemos, seleccionaremos la opción y podremos consultar y descargar el XML de factura.
• Para descargar facturas emitidas seleccionamos la opción “Comprobantes emitidos” y damos clic en “Continuar”. La aplicación del SAT nos permite realizar búsquedas por folio fiscal o por fecha de emisión. Si solicitamos la opción folio fiscal, podemos descargar el CFDI ingresando el número de folio de la factura deseada, independientemente de la fecha en que se haya emitido. Si queremos descargar el comprobante de acuerdo a la fecha de emisión, filtraremos la búsqueda con un rango de fecha específica, seleccionando una inicial y una final; podemos abarcar más de un mes siempre y cuando el rango de fechas se encuentre dentro del mismo año. Además, podemos filtrar la búsqueda ingresando el RFC del receptor y el estado del comprobante que puede ser “Vigente” o “Cancelado”. Una vez definidos los parámetros de búsqueda, damos clic en “Buscar CFDI”.

Consultar facturas recibidas

Una vez descargadas las facturas, recibidas, para consultarlas seleccionamos la opción “Comprobantes recibidos” y damos clic en “Continuar”, donde veremos opciones similares a las descritas anteriormente, por lo que podemos buscar por folio fiscal o por fecha emisión y damos clic en “Buscar CFDI”.

¿Cómo recuperar un CFDI?

Si lo que se desea es recuperar CFDI y descargarlos, seleccionamos la opción “Recuperar descargas de CFDI” y damos clic en “Continuar”. Una vez que aparezcan los resultados podemos descargarlos dando clic en el icono ubicado en “Descargar paquete”.

Razones para consultar una factura emitida por el SAT en formato XML

Al solicitar una factura, es común resguardar el formato en PDF o la representación impresa, que es la forma legible del comprobante. Sin embargo, es indispensable contar con la versión XML, ya que ese es el formato que se utiliza para las declaraciones fiscales de los contribuyentes.

Los contribuyentes deben almacenar sus comprobantes por las siguientes razones:

• Verificación de los datos. RFC, razón social, fecha de emisión, régimen fiscal, importe total, concepto de pago, impuestos retenidos, entre otros.
• Cumplimiento fiscal. Los contribuyentes deben almacenar sus CFDI emitidos y recibidos para presentarlos en caso de una auditoría.
• Conciliación contable. Contar con las facturas de periodos determinados es indispensable para realizar la conciliación contable, ya que contienen la información necesaria para registrar y comprobar la información presente en los libros contables.
• Seguimiento de las operaciones. Dar seguimiento a las facturas es indispensable para garantizar su deducibilidad. Por ejemplo, en caso de que un comprobante recibido sea cancelado, se deben supervisar las razones de la cancelación y la nueva emisión de un CFDI correcto y deducible.
• Respaldo oficial de gastos. Las facturas son un medio de comprobación oficial de los gastos realizados por el contribuyente.
• Auditorías internas. Las personas físicas que realizan auditorías internas para garantizar que la información presentada al SAT es correcta necesitan los CFDI para detectar posibles fraudes, facturas incorrectas o canceladas.
• Cálculo de impuestos. Las facturas contienen la información necesaria para el cálculo de impuestos y deducciones correspondientes a cada declaración.

¿Por qué es importante guardar y conservar tus facturas?

Almacenar los comprobantes es una obligación para los contribuyentes. Las reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal indican que los contribuyentes deben almacenar en medios digitales los CFDI que expidan o reciban. Esto con el fin de ponerlas a disposición del SAT en caso de que requiera hacer una revisión.

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