Contabilidad automática: qué es y cómo implementarla

En los últimos años, la contabilidad automática se ha erigido como herramienta esencial para las empresas que operan en México para agilizar los procesos contables y mantener finanzas saludables. Hoy en el blog de Facturador.com te contaremos qué es la contabilidad automatizada y cómo su implementación ha transformado la gestión financiera.

¡Comencemos!

¿Qué es la contabilidad automática?

Hace más de dos décadas, la contabilidad tenía que llevarse de forma manual, ya sea en hojas de cálculo o en libros manuales, con recibos impresos, archivadores y cuentas hechas a mano o con una calculadora.

La tecnología no solo ha permitido eliminar los procesos manuales en la facturación: la revolución tecnológica ha llevado a la contabilidad automatizada, en la que se extraen los datos que contienen las facturas electrónicas para realizar asientos contables y reportes, lo que ahorra tiempo y permite evitar errores humanos en la captura de datos.

¿Cómo funciona la contabilidad automática?

Para el funcionamiento de la contabilidad automática se requieren dos elementos básicos: un software contable y el almacenamiento digital de la información. El funcionamiento es sencillo: el software extrae los datos más importantes de las facturas procedentes de puntos de venta, inventarios o tiendas en línea, los almacena y envía automáticamente a contabilidad.

Ese tipo de software utilizan tecnologías como automatización robótica de procesos e inteligencia artificial para automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas para extraer la información e integrarla a módulos como el de contabilidad para generar informes financieros fácilmente.

¿Cómo implementar la contabilidad automática?

La implementación de la contabilidad automatizada requiere los siguientes pasos:

• Evaluar las áreas contables que pueden beneficiarse con la automatización.
• Elige un software contable que se ajuste a las necesidades y presupuesto de tu empresa.
• Asegúrate de que el software se integre con otros programas existentes, como un sistema de gestión de inventario o de puntos de venta.
• Capacita al personal encargado del área contable para que aproveche al máximo las funcionalidades del sistema.
• Realiza pruebas antes de poner en marcha el sistema y monitorea los procesos constantemente.

Beneficios de la automatización de la contabilidad

• Ahorro de tiempo en procesos de captura y cálculo
• Reducción de errores
• Mayor precisión en la información financiera
• Sistemas escalables que se adaptan a las necesidades de la empresa
• Facilita el cumplimiento de las normativas fiscales
• Permite generar informes completos y fáciles de comprender

¿Qué procesos contables se pueden automatizar?

La contabilidad automatizada se puede implementar en procesos como:

• Cobranza
• Facturación electrónica
• Registro de gastos
• Cierre de libros contables
• Generación de reportes
• Análisis financieros

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