Cancelación de CFDI 4.0: todo lo que necesitas saber

La Miscelánea Fiscal 2022 introdujo cambios significativos en el proceso de cancelación de CFDI con el objetivo de acabar con prácticas inadecuadas por parte de los contribuyentes, como la cancelación indebida, sin conocimiento o aprobación del receptor.

Con estos cambios, los comprobantes solo se pueden cancelar siguiendo el proceso estipulado, en el que se debe indicar la razón de la cancelación, solicitar autorización al receptor y relacionar el comprobante cancelado con el nuevo.

Sin embargo, la reforma del 2022 solo contemplaba la cancelación de CFDI emitidos en el ejercicio fiscal en que fue emitida, limitación que causaba conflicto a los contribuyentes. Por ello, la RMF para 2025 se actualizó y ahora se permite cancelar los CFDI después del 31 de diciembre, siempre y cuando sea dentro del mes en el que se presenta la declaración anual del ejercicio fiscal correspondiente.

Esto significa que las personas físicas el plazo vence el 30 de abril de 2025 y para las personas morales vence el 31 de marzo de 2025, lo que brinda la oportunidad de corregir errores y evitar sanciones por parte del SAT.

¿Qué es la cancelación de una factura?

La cancelación de CFDI es el proceso de invalidar una factura electrónica emitida previamente con el fin de corregir errores en los datos, cuando las operaciones comerciales respaldadas no se llevaron a cabo.

Motivos de cancelación de CFDI

Las facturas se pueden cancelar en los siguientes casos:

• Comprobantes con un error en los datos.
• Comprobantes emitidos a un RFC equivocado.
• Comprobantes emitidos, pero sin que se haya concretado una operación, por ejemplo, el pago de un cliente.
• Cuando se incluye una venta en la factura global de operaciones y un cliente solicita una factura nominativa. En este caso se tendrá que cancelar la factura global y reexpedirla.

Procedimiento para cancelación de facturas

El procedimiento de cancelación del CFDI 4.0 cambió con respecto a la versión 3.3. Anteriormente, para reemplazar un comprobante se cancelaba primero y luego se volvía a emitir. Con esta nueva versión primero se emite el comprobante que lo sustituye y luego se cancela el anterior, y si se debe usar la clave 01 para señalar la sustitución del comprobante.

El procedimiento de cancelación del CFDI es:

El emisor envía una solicitud de cancelación de factura a través del Portal del SAT o de su proveedor de certificación.

Al realizar la cancelación se deben indicar las causas conforme a las siguientes claves:

01. Comprobantes emitidos con errores con relación

La clave de cancelación 01 se refiere a comprobantes con errores en la clave del producto, el valor unitario, los datos del receptor o emisor, entre otros. En este caso, se debe reemplazar el CFDI cancelado por el nuevo relacionándolo con el nuevo folio fiscal.

02. Comprobantes emitidos con errores sin relación

La clave de cancelación 02 se refiere a facturas con errores en la clave de producto, valor unitario o datos del emisor o receptor, pero que no requieren la relación con el nuevo comprobante.

03. No se llevó a cabo la operación

La clave de cancelación 03 se utiliza cuando se emite una factura, pero no se concreta la operación. Por ejemplo, en el caso de un cliente que no paga.

04. Operación nominativa relacionada en una factura global

La clave de cancelación 04 se utiliza en casos de una factura que forma parte de la facturación global de operaciones ante el público en general, pero que posteriormente el cliente solicita una factura nominativa. En este caso se debe cancelar la factura global, reemitirla y generar la factura nominativa.

Cancelación de CFDI con aceptación y sin aceptación

La cancelación de CFDI requiere cancelación en el código 01, en cuyo caso el proceso de cancelación es:

• Cancelar el CFDI con la clave 01 de comprobantes con errores y con relación.
• Indicar el folio fiscal del comprobante que lo va a sustituir.
• Enviar la solicitud de cancelación al receptor de la factura.
• El receptor recibirá un mensaje en su Buzón Tributario indicando que existe una solicitud de cancelación, la cual debe aceptar o rechazar a través del Portal del SAT o por el proveedor de certificación que utilice.
• El plazo de aceptación del comprobante es de 3 días hábiles posteriores a la fecha de recepción de la solicitud. De no emitir respuesta el receptor, la solicitud se considerará como positiva ficta y se cancelará el comprobante.

Estatus de cancelación

Una vez que el receptor del comprobante recibe la solicitud de cancelación de CFDI, el estatus puede estar:

• En proceso
• Cancelado con autorización
• Cancelado por plazo vencido
• Cancelado sin aceptación
• Solicitud rechazada

Si el receptor de la factura rechaza la cancelación, el emisor debe esperar un plazo de 24 horas para enviar una nueva solicitud, y solo tiene tres intentos de cancelación. Por ello, lo más recomendable es contactar al receptor o cliente e informarle las razones para cancelar el comprobante y la nueva factura que lo reemplazará.

En caso de que la solicitud de cancelación no requiera la aceptación del receptor, se cancelará la factura de forma automática. Los casos en que un CFDI no requiere aceptación son:

• Facturas por una cantidad menor a mil pesos.
• Comprobantes cancelados dentro del día hábil posterior a la fecha en que fue emitido.
• CFDI de traslado, nómina o de egreso.
• Comprobantes emitidos por operaciones globales para el público en general o a receptores del extranjero.
• Comprobantes de retenciones e información de los pagos efectuados a través de un adquiriente de bienes del sector primario.

Para las facturas globales emitidas por personas físicas que tributan en el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), el proceso de cancelación no es aplicable.

Condiciones para cancelar comprobantes fiscales

Para que la cancelación de CFDI sea aplicable, el contribuyente debe cumplir con las siguientes condiciones:

• Tener activo el Buzón Tributario.
• Contar con un proveedor de certificación de CFDI.
• Tener un motivo válido para la cancelación del comprobante utilizando las claves establecidas por el SAT.
• Contar con el folio fiscal de la factura que se va a cancelar.
• RFC y correo electrónico del receptor para informarle sobre la cancelación. En los casos en que se requiera la aceptación del receptor, es necesario esperar su confirmación o el periodo de tres días hábiles para que se cancele automáticamente.
• Folio fiscal del nuevo comprobante para relacionarlo con el anterior.

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