Nómina estable, empleados felices

Es común que las empresas tengan algunos retrasos o errores en la administración contable; algunas tienen fallas con el control de inventarios, retrasos en los pagos de facturas u otros errores. Sin embargo el retraso en el pago de la nómina es una cuestión que los empleados no toleran y que puede crear conflictos graves para la empresa que pueden darse aun cuando debido a los cambios en la facturacion en linea, que también han digitalizado los recibos de nómina, es más difícil que se presenten errores humanos. 

Las personas encargadas de la nómina se encargan de los procesos como el cálculo de impuestos, la elaboración y timbrado de nomina, así como el envío de los comprobantes a través del correo electrónico de los empleados. Un manejo incorrecto puede traer errores con graves consecuencias ante los empleados y las autoridades fiscales, por esta razón ha que optar por las mejores prácticas, como:

• Tener al empleado adecuado en el área de nómina

Muchas veces el área de Recursos Humanos es la encargada de la nómina, sin embargo se requiere personal con conocimientos contables y fiscales, así como el apoyo del contador de la empresa para definir las estrategias fiscales para el cumplimiento de las obligaciones con el SAT; es necesario que el contado se mantenga al tanto de los ajustes y modificaciones para poder realizar los cálculos correctos, las revisiones necesarias y ajustes a los comprobantes.

El papel del contador es muy importante para evitar problemas de cálculos incorrectos que puedan derivar en auditorías o penalizaciones por parte de las autoridades, ya que con su consultoría se puede prevenir problemas a corto y largo plazo pues es el profesional más adecuado para asesorar a los empresarios sobre las decisiones a tomar a nivel contable.

• Contar con las herramientas tecnológicas adecuadas

Las herramientas actuales como los softwares de contabilidad permiten definir procesos de nómina más claros, en los que se establecen desde el principio las prestaciones de ley, las primas vacacionales, afiliaciones de seguridad social e Infonavit, etc. Además se da de alta al trabajador con base en factores como su tipo de contrato, salario, cálculo de reparto de utilidades y otros factores que permiten el cumplimiento puntual de todas las obligaciones de la empresa.

Para evitar el retraso en los pagos o correcciones de salarios debemos tener un flujo adecuado en el proceso de nómina, estableciendo fechas que se respeten al pie de la letra; además es importante dar de alta a los empleados nuevos y baja a los que salen de la empresa, estar al pendiente de los cambios de salarios, incapacidades, pero también hay que considerar las deducciones individuales, las faltas, comisiones y toda la información relevante pues equivocarnos con los números puede poner el problemas a la empresa.

Los cálculos del IMSS e impuestos correspondientes se deben realizar con base en el salario de cada empleado y tomar en cuenta los posibles aumentos para que al concluir el año fiscal no existan deudas de impuestos no pagados que haya que saldar con el SAT

• Las opciones de pago de nómina

El pago de la nómina se puede efectuar en efectivo, cheque, transferencia electrónica a una tarjeta bancaria de nómina, o cualquier forma de pago siempre y cuando se timbre y envíe por correo electrónico el recibo correspondiente para que el empleado lo firme. Cuando las nóminas son timbradas después de pagarse, puede generar problemas con el SAT y habrá que hacer las correcciones y aclaraciones pertinentes.

• Respaldo de la información

Es muy importante que todo el proceso y la información generada esté respaldada y segura para evitar pérdidas de información por robo, fuga o cualquier otro factor.

En Facturador Electrónico contamos con las herramientas adecuadas para la generación, envío, timbrado y resguardo de los recibos de nómina, así como con un software contable para llevar una gestión más ordenada y que facilite el cumplimiento con el SAT. Conoce nuestros servicios.