¿Qué es el Folio Fiscal? Todo lo que debes saber

Cuando recibimos una factura electrónica, es importante revisarla para asegurarnos de que fue emitida correctamente y que será válida para ser deducida de impuestos. Uno de los elementos que da validez a los CFDI es el folio fiscal y hoy en el blog de Facturador.com te contaremos qué es, para qué sirve, dónde se encuentra y cómo puedes aprovecharlo para mantener en orden tu contabilidad.

¿Qué es el folio fiscal?

El folio fiscal es un identificador individual de las facturas electrónicas que se encuentra en la parte superior del comprobante fiscal. Es una serie alfanumérica que se genera de forma aleatoria y automática por el portal del SAT o el Proveedor Autorizado de Certificación, como Facturador.com al timbrar la factura.

El emisor del CFDI no tiene control sobre la asignación del folio fiscal ya que se hace de forma automática por los algoritmos del SAT. Este folio funciona como clave única, por lo que es similar al Identificador Único Universal (UUID). De hecho, en la cadena XML del CFDI el folio fiscal se representa como clave UUID ya que se compone de 32 caracteres alfanuméricos, que se presentan en un formato de 8-4-4-4-12 separados por guiones, por ejemplo: “12345678-1234-5678-ABCD-1234567890AB.

¿Para qué sirve el folio fiscal?

Como ya mencionamos, el folio fiscal se incluye en cada factura para comprobar que haya sido certificada y validada por el SAT. A continuación, profundizaremos en sus aplicaciones:

Identificación única de los CFDI

Todos los CFDI deben contar con un folio fiscal que los identifique de forma única en la base de datos del SAT, por lo que pueden rastrearse rápidamente para conocer el estatus de la factura, verificar su autenticidad y utilizarlas como medio de comprobación en caso de discrepancias o errores en la contabilidad.

Seguridad y prevención de fraudes

Al ser un sistema de identificación único, generado automáticamente por el SAT, el folio fiscal no puede falsificarse. De este modo, su uso ayuda a prevenir el fraude y las facturas duplicadas, lo que da más seguridad a los comprobantes.

Gestionar la contabilidad de forma eficiente

El folio fiscal ayuda a dar un mejor seguimiento a los CFDI emitidos y recibidos para almacenarlos de forma ordenada, rastrearlos rápidamente para validarlos, generar facturas relacionadas o cancelar comprobantes que tengan errores.

Cancelación de facturas

Anteriormente, la cancelación de facturas podía hacerse sin conocimiento del receptor y sin detalles sobre las razones de la anulación. Con la facturación 4.0 se dio un gran cambio: los receptores deben ser notificados sobre la cancelación y se les debe informar la razón. Posteriormente, al emitir una factura nueva, el emisor debe usar el folio fiscal para relacionar los comprobantes.

¿Cómo verificar que el folio fiscal es correcto?

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) cuenta con una herramienta en su portal web en la que puedes consultar si el folio fiscal de tus facturas está registrado en su base de datos. Para usar la herramienta, solo debes entrar al portal, capturar el folio fiscal, el RFC del emisor y el receptor.

Para agilizar este proceso, es indispensable contar con el servicio de un PAC como Facturador.com para validar de forma automática cada comprobante recibidos y emitidos para asegurarte de que sean correctos.

Si el sistema te arroja el mensaje “El comprobante no se encuentra registrado en los controles del Servicio de Administración Tributaria” es indispensable que tomes cartas en el asunto con el proveedor para solicitar que la factura se emita correctamente para que puedas usarlo con fines fiscales para tus deducciones.

¿Dónde encuentro el folio fiscal?

En el documento en PDF del CFDI, en la parte superior derecha se encuentra el folio fiscal, cerca del nombre o razón social del emisor y del número de serie del CSD. Al recibir un comprobante, puedes verificarlo en el portal del SAT, donde verás su validez y estatus.

Recuerda que el folio fiscal es indispensable para dar validez y legalidad a tus facturas. Es un requisito obligatorio, que no puede faltar ni ser falsificado ya que en dicho caso podría causar multas y sanciones por parte del SAT.

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